Assemblées et documents

Parcours protection civile

La vie formelle de l'association : les fonctions, les assemblées de la convocation au procès-verbal, les contrats, les archives des documents.

Les fonctions et l'organigramme

Les fonctions s'attribuent depuis la fiche du membre : Membres → Liste des membres, ouvrez la personne, cadre Fonctions, Attribuer une fonction. Pour chacune, indiquez le procès-verbal de nomination, la date et la Fin de mandat. Quand un mandat se termine, utilisez Mettre fin au mandat au lieu de supprimer : l'historique reste.

Paramètres → Organigramme montre tout ensemble : dans « Qui est quoi », les fonctions en cours, avec les mandats échus en rouge ; dans « Qui peut faire quoi », les rôles du panneau, avec les droits et les personnes de chacun.

Activer la page publique met l'organigramme sur le site public de l'association, qu'il faut d'abord activer depuis Administration → Données de l'organisation. N'y figurent que les fonctions où Afficher dans l'organigramme public est activé, avec le Contact public que vous avez saisi.

Les fonctions décident de qui vote dans les organes : le conseil d'administration se compose du président, du vice-président, du secrétaire, du trésorier et des administrateurs en fonction ; l'organe de contrôle, des commissaires aux comptes.

Préparer une assemblée

Allez dans Paramètres → Assemblées → Créer. Dans La séance, choisissez l'Organe : Assemblée générale des membres, Conseil d'administration, Organe de contrôle ; si vous avez des associations affiliées, l'Assemblée des organisations membres apparaît aussi. Ensuite le type (ordinaire ou extraordinaire), la modalité, le lieu, le lien vers le direct, la première et la seconde convocation.

Dans Les règles des statuts, recopiez vos règles : jours de préavis, procurations par membre, quorum en première et seconde convocation (en pourcentage des ayants droit) ; pour l'assemblée des membres, si seuls les majeurs votent et seulement ceux qui sont à jour de cotisation. Dans les organes, le vote ne se délègue pas et le champ des procurations disparaît. Entre organisations, choisissez le Poids du vote : une voix par organisation, ou en proportion des membres représentés. Prévenir aussi par SMS ajoute le SMS à l'e-mail et à la notification push, en le décomptant du crédit SMS.

Dans Le bureau, indiquez qui préside et qui rédige le procès-verbal. Enregistrez : l'Ordre du jour apparaît dans la fiche. Ajoutez les points avec Créer, en choisissant pour chacun le Vote (aucun, à main levée, à bulletin secret) et la Maggioranza (simple, deux tiers, trois quarts) : dans la même séance, le budget se vote à main levée et les fonctions à bulletin secret.

Convoquer

Dans la liste, cliquez sur Convoquer. Le système refuse s'il manque les jours de préavis ou l'ordre du jour et, pour les organes, si une fonction en cours n'a pas de compte relié à la fiche du membre, et il dit qui et pourquoi.

L'avis part à tous les ayants droit et l'assemblée des membres va dans le calendrier de l'association avec les deux convocations. À partir de là, l'ordre du jour ne se modifie plus. Dans l'espace membre, les séances des organes et l'assemblée des organisations ne sont visibles que pour ceux qui y siègent. Les règles de la séance restent celles communiquées : la fiche les affiche grisées et, à partir de là, on travaille depuis les encadrés. Le délégué d'une organisation membre trouve l'assemblée des organisations dans son propre espace membre, avec le nom de l'association qui la tient, et de là donne procuration, participe et vote.

Le jour de la séance

Ouvrir la séance fixe le nombre des ayants droit. Ensuite, cliquez sur la ligne de l'assemblée et travaillez depuis les cadres Ordre du jour, Présents et Pouvoirs.

Ceux qui arrivent, vous les inscrivez avec Enregistrer un présent ; ceux qui sont connectés depuis chez eux cliquent sur I am attending dans l'espace membre. Ceux qui partent, vous les marquez avec Sorti : ils ne comptent plus pour le quorum.

Les procurations se saisissent avec Ajouter une procuration, en notant dans Origine de la procuration où se trouve la procuration écrite ; le membre peut aussi donner procuration depuis l'espace membre. Le système refuse les procurations au-delà du plafond, à soi-même, en chaîne (qui a donné procuration n'en reçoit pas, et inversement) et de la part de quelqu'un déjà présent. Si celui qui a donné procuration arrive dans la salle, sa procuration tombe d'elle-même.

Mettre aux voix ne fonctionne que si le quorum est atteint : présents plus procurations, par rapport aux ayants droit. Après l'heure de la seconde convocation, c'est le quorum réduit qui s'applique. Les présents votent depuis l'espace membre avec In favour, Against ou Abstain ; ceux qui portent des procurations votent aussi pour elles. Dans le vote secret, on garde trace de qui a voté, pas de comment. On vote un point à la fois : tant qu'un vote est ouvert, aucun autre ne s'ouvre.

Clôturer le vote compte les voix, écrit le résultat, adopté ou rejeté, et le scelle : il ne se rouvre pas. Les abstentions n'entrent pas dans le calcul de la majorité.

Clôture et procès-verbal

Cliquez sur Clôturer la séance, puis sur Procès-verbal pour télécharger le PDF : règles appliquées, présents, procurations, résultats et sceaux de chaque vote. Vérifier les sceaux contrôle à tout moment qu'aucun vote et aucun total n'a été modifié après la clôture. Avec un vote encore ouvert, la séance ne se clôture pas. Le procès-verbal se produit une seule fois et reste conservé : chaque téléchargement ultérieur renvoie le même fichier, celui auquel se rapporte l'horodatage. Le procès-verbal sort dans la langue de l'association, quelle que soit la personne qui le télécharge.

Contrats

Dans Contrats → Modèles de contrat, écrivez le texte avec les champs de fusion listés au-dessus de l'éditeur, comme {{counterpart_name}} ou {{valid_from}} : dans le PDF, ils deviennent les vraies données.

Dans Contrats → Contrats → Créer, le numéro se propose tout seul (CTR-année-numéro). Choisissez le type, le modèle (seulement les modèles actifs du même type), les données de la contrepartie et les dates. Avec un modèle choisi, Générer le PDF crée le document et Télécharger le PDF le télécharge. Une fois le contrat signé, le PDF ne se régénère plus : le texte est celui que la contrepartie a signé.

Quand il revient signé, modifiez le contrat et chargez le fichier dans PDF signé (téléversement) : à l'enregistrement, le statut passe à « Signé » et la date de signature, si elle est vide, à celle du jour. Sous le fichier apparaît l'empreinte du fichier signé (SHA-256) : si vous remplacez le fichier, elle est recalculée. « Envoyé », « Expiré » et « Annulé », c'est vous qui les indiquez. Le filtre Expire bientôt (30 jours) montre les contrats signés qui expirent dans les trente jours. Si l'entrée Contrats n'existe pas, le module n'est pas actif chez vous.

Documents

Les archives des fichiers de l'association : statuts, acte constitutif, règlements, comptes approuvés, procès-verbaux signés. Seules les personnes ayant accès au panneau les voient : pour les documents que les membres doivent lire, il y a la Bibliothèque.

Créez d'abord les catégories dans Catégories de documents (le nom suffit, le slug se remplit tout seul) ; sans catégorie, le document ne s'enregistre pas. Puis dans Documents → Nouveau, donnez un Titre, choisissez la Catégorie, téléversez le Fichier (jusqu'à 20 Mo). Télécharger sur la ligne vous donne le fichier ; les fichiers sont sur un disque réservé et ne peuvent être téléchargés que par une personne connectée au panneau de l'association.

Quand un document change, ouvrez-le et téléversez le nouveau fichier : la Version augmente de un et dans Versions, en bas de la fiche, toutes les précédentes restent, chacune téléchargeable. Sans nouveau fichier, enregistrer ne touche pas à celui qui existe.

Par où commencer

Attribuez les fonctions du conseil depuis la fiche des membres et regardez l'Organigramme : s'il y a quelque chose en rouge, corrigez-le. Ensuite, préparez la prochaine assemblée en brouillon, avec les règles et l'ordre du jour : tant que vous ne cliquez pas sur Convoquer, rien ne part.