Personnes et accès
Parcours protection civile
Qui entre dans le panneau, qui utilise seulement l'application, et ce que chacun peut faire. Ce sont trois choses distinctes, et les confondre est la raison la plus courante pour laquelle « quelqu'un n'arrive pas à se connecter ».
Trois choses différentes : membre, accès, rôle
Un membre est une fiche du registre : nom, numéro, cotisation, carte. Quand vous le saisissez depuis Membres → Liste des membres avec l'invitation activée, il reçoit un e-mail pour choisir son mot de passe et entre dans l'application des membres, depuis le téléphone ou l'ordinateur.
Le panneau de gestion, celui que vous utilisez en ce moment, est une autre porte. Seuls y entrent ceux qui ont l'accès au panneau : au début, il n'y a que vous, qui avez inscrit l'association.
Le rôle décide de ce qu'une personne peut faire une fois dedans : voir les membres, émettre les cotisations, ouvrir les créneaux, gérer les rôles des autres. Un rôle seul n'ouvre pas le panneau : il donne les droits, pas la porte.
Faire entrer une deuxième personne
Si vous êtes seul à ouvrir le panneau, l'association s'arrête quand vous êtes absent. Pour faire entrer quelqu'un d'autre, par exemple le secrétaire ou le coordinateur :
- La personne doit être membre. Si elle ne l'est pas, saisissez-la depuis Membres → Liste des membres → Nouveau membre.
- Allez dans Rôles et autorisations → Qui peut faire quoi et trouvez la personne dans la liste.
- Cliquez sur Ouvrir le panneau. Une coche apparaît dans la colonne Panneau.
- Donnez-lui un rôle avec Modifier (cochez les rôles dans Rôles attribués) ou avec Attribuer temporairement.
La personne se connecte avec son e-mail et son mot de passe, les mêmes que pour l'application. Elle ne reçoit pas de nouvel e-mail : si elle n'a pas encore choisi son mot de passe, vous pouvez lui renvoyer l'invitation depuis sa fiche dans Membres.
Vous pouvez faire ces deux choses aussi depuis le parcours guidé des Premiers pas, à l'étape Une deuxième personne pour gérer : vous choisissez le membre et le rôle, et à l'étape suivante elle est déjà dedans.
Fermer le panneau fait l'inverse : la personne n'entre plus dans le panneau, elle reste membre et continue d'utiliser l'application. Le bouton n'existe que pour ceux qui ont reçu l'accès d'ici. Le président, et celui qui a fondé l'association, ne se retirent pas du panneau d'un clic.
Les rôles
La liste des rôles se trouve dans Rôles et autorisations → Rôles. Chaque association naît avec le rôle de président, qui peut tout faire. Si à l'inscription vous avez laissé cochés les rôles opérationnels, vous trouvez aussi Coordinatore Operativo, Caposquadra et Volontario.
D'autres rôles tout prêts s'ajoutent avec Créer à partir d’un modèle, et chacun peut être ajusté droit par droit avec Modifier.
Chaque rôle a un niveau. Personne ne peut donner à un autre un rôle plus élevé que le sien, même temporairement : les rôles hors de portée restent visibles, mais on ne peut pas les cocher.
Les rôles temporaires
Attribuer temporairement sert pour un remplacement, une urgence, le week-end où le coordinateur est absent. Vous choisissez le rôle et la durée. À l'échéance, les droits s'éteignent tout seuls, sans que personne doive s'en souvenir. Dans la liste, le rôle porte la mention jusqu'au jour et à l'heure.
Retirer enlève un rôle tout de suite.
Un rôle temporaire n'ouvre ni ne ferme le panneau : pour cela, il y a Ouvrir le panneau. Si vous donnez à quelqu'un un rôle temporaire pour qu'il travaille dans le panneau, ouvrez-le-lui ; quand le rôle expire, il n'y trouvera plus rien à faire.
Ceux qui sont dans plusieurs associations
Un bénévole peut faire partie de plusieurs associations avec le même e-mail et le même mot de passe. Quand vous le saisissez et qu'il existe déjà dans Comitix avec une autre association, aucun second compte n'est créé : une appartenance s'ajoute à la personne qui existe déjà.
Le rôle et l'accès au panneau valent par association. On peut être président dans l'une et bénévole dans une autre.
Ceux qui gèrent plus d'une association trouvent en haut du panneau Vous travaillez dans, avec la liste déroulante pour passer à l'autre.
Par où commencer
Choisissez la personne qui vous remplace quand vous n'êtes pas là. Ouvrez-lui le panneau depuis Qui peut faire quoi et donnez-lui un rôle suffisant pour le travail de tous les jours. Ne gardez pour vous que ce qui doit rester à vous.